Protokollerstellung Referenz

Detaillierte Dokumentation aller Optionen und Einstellungen für die Protokollerstellung.

Übersetzungshinweis

Diese Seite wurde aus dem Englischen übersetzt. Bei Abweichungen gilt die englische Version.

Kontextfeld

Zweck: Hintergrundinformationen bereitstellen, um das KI-Verständnis zu verbessern.

Best Practices:

• Besprechungstyp angeben (Standup, Review, Planung)
• Wichtige Teilnehmer und deren Rollen auflisten
• Domänenspezifische Begriffe definieren
• Erwartete Themen erwähnen

Beispiele:

Besprechungstyp	Kontextbeispiel
Engineering-Standup	"Tägliches Standup Backend-Team. Alice (Tech Lead), Bob (Senior Dev), Carol (Junior). Begriffe: PR, CI, k8s, Hotfix."
Kundenbesprechung	"Projektstatus mit Acme GmbH. Intern: Hans (PM), Sarah (Dev). Kunde: Mike (Product Owner). Projekt: E-Commerce-Redesign Phase 2."
Vorstandssitzung	"Q4-Vorstandssitzung. Vorstand: Dr. Schmidt (Vorsitz), Müller (CFO). Management: CEO, COO. Themen: Q4-Finanzen, Budget 2025."
Vorstellungsgespräch	"Technisches Interview für Senior Developer. Interviewer: Sarah (HR), Tom (Teamleiter). Kandidat: Alex Chen."

Transkript vorher korrigieren

Zweck: Transkriptgenauigkeit vor der Protokollerstellung verbessern.

Wann aktivieren:

• Audioqualität war schlecht
• Viele Fachbegriffe wurden falsch erkannt
• Sprechernamen sind falsch
• Starke Akzente oder schnelle Sprache

Abwägungen:

Vorteil	Kosten
Verbesserte Wortgenauigkeit	Fügt 30-60 Sekunden Verarbeitung hinzu
Bessere Sprechernamen	Verbraucht zusätzliche KI-Token
Saubererer Quelltext	Beta-Funktion—kann Überprüfung erfordern

Wann überspringen:

• Hochwertige Aufnahme
• Bereits manuell korrigiert
• Kurze Besprechungen (<5 Minuten)
• Zeitkritische Lieferung

Benutzerdefinierte Vorlagen

Zweck: Die Struktur der erstellten Protokolle steuern.

Standardabschnitte

Die KI-Pipeline kann diese Abschnitte extrahieren und füllen:

Abschnitt	Beschreibung
Zusammenfassung / Überblick	Übergeordnete Besprechungszusammenfassung
Teilnehmer	Wer anwesend war
Aufgaben	Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen
Entscheidungen	Getroffene Entscheidungen mit Begründung
Diskussionspunkte	Behandelte Hauptthemen
Nächste Schritte / Folgeaktionen	Geplante zukünftige Maßnahmen

Vorlagensyntax

Verwenden Sie {{Platzhalter}}-Syntax für dynamischen Inhalt:

# {{title}}

**Datum:** {{date}}
**Teilnehmer:** {{attendees}}

## Zusammenfassung
{{summary}}

## Entscheidungen
{{decisions}}

## Aufgaben
| Verantwortlich | Aufgabe | Fällig |
|----------------|---------|--------|
{{action_items}}

Vorlagenbeispiele

Executive Summary:

# {{title}} - Executive Summary

**Datum:** {{date}}
**Teilnehmer:** {{attendees}}

## Kernaussagen
{{summary}}

## Getroffene Entscheidungen
{{decisions}}

## Aufgaben
{{action_items}}

Scrum/Standup:

# Tägliches Standup - {{date}}

**Team:** {{attendees}}

## Updates pro Person
{{discussion}}

## Hindernisse
{{blockers}}

## Aufgaben
{{action_items}}

Kundenbesprechung:

# Protokoll Kundenbesprechung

**Kunde:** [Kundenname]
**Datum:** {{date}}
**Teilnehmer:** {{attendees}}

## Zweck
{{summary}}

## Diskussion
{{discussion}}

## Vereinbarte Maßnahmen
{{action_items}}

## Entscheidungen
{{decisions}}

## Nächste Schritte
{{next_steps}}

Vorlageneinschränkungen

Vorlagen funktionieren am besten, wenn sie mit dem übereinstimmen, was die KI extrahiert. Die Pipeline extrahiert feste Elemente aus Transkripten:

Unterstützt (wird gefüllt):

• Aufgaben (mit Verantwortlichen, Fristen, Status)
• Entscheidungen (mit Begründung)
• Hauptdiskussionen und Themen
• Teilnehmer
• Statusupdates
• Folgeaktionen und nächste Schritte
• Besprechungsmetadaten

Nicht unterstützt (kann leer sein):

• Risikoanalyse
• Budgetanalyse
• Stimmungsanalyse
• Rechtsprüfung
• Benutzerdefinierte KPIs

WARNING

Benutzerdefinierte Abschnitte, die Analysen außerhalb des Extraktionsumfangs anfordern, führen zu leeren Inhalten oder möglichen Halluzinationen. Beschränken Sie sich auf extrahierbare Elemente für zuverlässige Ergebnisse.

Ausgabeformat

Verfügbare Formate:

Format	Erweiterung	Anwendungsfall
Word	.docx	Teilen, Drucken, formelle Dokumentation
Markdown	.md	Wiki, technische Dokumentation, Weiterverarbeitung
Klartext	.txt	Einfache Archive, E-Mail-Einfügen, universelle Kompatibilität
Auto	variiert	System wählt basierend auf Vorlage (empfohlen)

Detailgrad

Stufen:

Stufe	Beschreibung	Geeignet für
Kurz	Nur Kernpunkte, minimale Details	Executive Summaries, schnelle Updates
Normal	Ausgewogene Abdeckung (Standard)	Standard-Besprechungsnotizen
Ausführlich	Umfassend, mit Kontext	Rechtliche Aufzeichnungen, gründliche Dokumentation

Beispiele:

Kurze Aufgabe:

• Hans: Deployment auf Staging (Freitag)

Normale Aufgabe:

• Hans wird die aktualisierte API bis Freitag auf Staging deployen, um QA-Tests zu ermöglichen

Ausführliche Aufgabe:

• Hans (Backend Lead) hat zugesagt, die aktualisierte REST API v2.1 bis Ende des Tages Freitag, 31. Januar, auf die Staging-Umgebung zu deployen. Dieses Deployment ist notwendig, bevor QA mit dem für die folgende Woche geplanten Testzyklus beginnen kann. Abhängigkeiten: Datenbankmigration muss zuerst abgeschlossen sein.

Fortschrittsschritte

Die 8-stufige agentic Pipeline:

Schritt	Name	Beschreibung	Typische Dauer
1	Segmentieren	Themengrenzen im Transkript identifizieren	5-10s
2	Extrahieren (pro Segment)	Elemente aus jedem Thema extrahieren (parallel)	15-30s
3	Extrahieren (global)	Besprechungsweite Elemente über Themen hinweg finden	5-10s
4	Extraktionen verifizieren	Zweiter Durchgang für übersehene Elemente	5-10s
5	Zusammenführen	Elemente mit Themen kombinieren und zuordnen	2-5s
6	Aussagen verifizieren	Aussagen gegen Quelltranskript prüfen	10-20s
7	Organisieren	Extrahierte Daten auf Vorlagenstruktur abbilden	2-5s
8	Schreiben	Ausgefeiltes Enddokument erstellen	10-15s

Typische Gesamtzeit: 30-90 Sekunden je nach Transkriptlänge

Pipeline-Funktionen

• Quellrückverfolgbarkeit: Jede Aussage enthält Quellindizes und Zitate
• Treue-Bewertung: Aussagen mit Score 0-1 verifiziert
• Sprecherzuordnungs-Konfidenz: Verfolgt Konfidenz bei Eigentümerzuweisungen
• Anti-Halluzinations-Verankerung: Explizite Beispiele in Prompts verhindern Erfindungen
• Parallele Extraktion: Schritt 2 verarbeitet Segmente gleichzeitig (4 Worker)
• Bedingte Verifizierungsauslassung: Schritt 6 wird übersprungen bei Extraktionskonfidenz ≥ 0,85

Leistungsoptimierungen

• Parallele Segmentextraktion: 4 Worker verarbeiten Segmente gleichzeitig
• Bedingte Aussagenverifizierung: Wird übersprungen bei hoher Gesamtkonfidenz
• Segmentlimits: Lange Segmente (>12.000 Zeichen) werden intelligent gekürzt
• Keine vorherige Kürzung: Vollständiges Transkript wird durch segmentweise Extraktion verarbeitet

Erwartete Verbesserung: ~40 % Reduzierung der Pipeline-Gesamtzeit bei typischen Besprechungen

Problembehandlung

Leere Abschnitte

Ursachen:

• Besprechung enthielt diesen Informationstyp nicht
• Vorlage forderte nicht unterstützten Inhalt an
• Information wurde nicht explizit genannt

Lösungen:

• Prüfen, ob Transkript tatsächlich Aufgaben, Entscheidungen etc. enthält
• Vorlagen verwenden, die zum Besprechungsinhalt passen
• Kontext hinzufügen, um KI bei der Erkennung relevanter Inhalte zu helfen
• "Ausführlich" für Detailgrad wählen, um mehr Informationen zu erfassen

Ungenaue Sprechernamen

Ursachen:

• Originaltranskript hatte falsch erkannte Namen
• Sprecher wurden im Audio nicht identifiziert
• Ähnlich klingende Namen verwechselt

Lösungen:

• "Transkript vorher korrigieren" aktivieren
• Sprechernamen im Kontextfeld angeben: "Teilnehmer: Hans Schmidt (PM), Sarah Chen (Dev Lead)"
• Transkript vor der Protokollerstellung bearbeiten

Fehlende Aufgaben

Ursachen:

• Aufgaben wurden in der Besprechung nicht explizit genannt
• Verantwortliche wurden nicht namentlich erwähnt
• Implizite Zuweisungen wurden nicht erfasst

Lösungen:

• Teilnehmernamen und Rollen zum Kontext hinzufügen
• In zukünftigen Besprechungen explizit sein: "Hans übernimmt X bis Freitag"
• "Ausführlich" für Detailgrad verwenden, um implizite Punkte zu erfassen

Verarbeitungsfehler

Ursachen:

• Server unter hoher Last
• Sehr langes Transkript Timeout
• Netzwerkunterbrechung

Lösungen:

• Einen Moment warten und erneut versuchen
• Bei Transkripten >2 Stunden Aufteilung erwägen
• Prüfen, dass Transkript tatsächlich Inhalt hat (nicht leer)
• Netzwerkverbindung überprüfen

Falsche Sprachausgabe

Ursachen:

• System hat falsche Ausgangssprache erkannt
• Mehrsprachiges Transkript hat die Erkennung verwirrt

Lösungen:

• Sprache im Kontext angeben: „Besprechung auf Deutsch"
• Sicherstellen, dass die Transkriptsprache korrekt eingestellt ist

Token-Verbrauch

Die Protokollerstellung verfolgt den KI-Token-Verbrauch:

• Metriken: stenoris_ai_input_tokens_total{feature="minutes"}, stenoris_ai_output_tokens_total{feature="minutes"}
• Einflussfaktoren: Transkriptlänge, Detailgrad, Anzahl der Themen

Token-effiziente Praktiken:

• "Kurz" für Detailgrad verwenden, wenn detaillierte Notizen nicht benötigt werden
• Sehr lange Besprechungen (>2 Stunden) in separate Transkripte aufteilen
• "Transkript vorher korrigieren" vermeiden, wenn Transkriptqualität bereits gut ist

Verwandte Themen

• KI-Protokoll-Anleitung - Erste Schritte
• Workspaces - Standardeinstellungen speichern